Tips Technical Meeting Pernikahan

It’s been six months already,

engga berasa yaaa.. hehe. Baru sekarang lagi ada waktu (niat) untuk akhirnya benar benar menulis lagi, sebelum post terakhir blog ini, yaitu review untuk vendor vendor yang membantu acara saya, saya mau berbagi pengalamn sedikit mengenai technical meeting atau yang selanjutnya kita sebut TM bagi para capeng diluar sana yang sedang menanti hari bahagianya.

Kapan sih TM itu dilakukan? Baiknya sih ya, TM itu dilakukan sekitar 1 bulan sebelum acara, karena pada waktu ini biasanya semua vendor telah rampung dipilih, di DP, bahkan dilunasi. Kalau menurut saya ya TM itu sesuatu yang cukup wajib untuk dilakukan agar semua vendor dapat berkoordinasi mengenai apa saja yang menjadi kebutuhannya, jam untuk loading barang, serta pendistribusian surat izin loading barang.

Hal Apa sih yang perlu disiapkan sebelum melakukan TM? Yang perlu kamu persiapkan pertama adalah koordinasikan dengan WO kamu masalah TM ini. Tentukan tanggal dan waktunya dengan pihak pengelola gedung, lalu biarkan WO/panitia yang menghubungi vendor vendor terkait mengenai adanya TM ini. Biasanya vendor itu kan bekerja dalam team, meskipun ga semua hadir, yang penting ada perwakilan dari tiap vendor dalam meeting ini, selanjutnya si perwakilan ini yang akan menjelaskan ke teamnya hasil dari TM. Pada waktu TM pun si perwakilan ini yang akan menyampaikan pertanyaan atau hal hgal yang perlu diinformasikan bagi WO atau pihak pengelola gedung.

TM itu ngapain aja yah, apa saja yang dibahas? Ada yah, sewaktu teman saya wedding, pihak vendor foto dan vendor entertainmentnya merasa tidak perlu hadir pada saat TM, duh gemes banget waktu itu dengernya. Karena sewaktu saya TM di saat itulah vendor entertainment bertanya masalah masalah teknis seperti kapasitas listrik, kapan waktu loading barang, juga tim dokumentasi bertanya mulai standby kapan, koordinasi untuk proyektor hari H dilakukan oleh siapa, MC dan sanggar rias bertanya hari H sistem penjemputan bagaimana dan lain lain. Intinya hal hal yang masih belum jelas agar diperjelas pada saat itu jadi capeng bisa tenang hingga hari H.

Meskipun dijaman sekarang TM ini kadang digantikan oleh grup chat, menurut saya tetep lebih enak ketemu langsung dan diomongin hal hal yang belum jelasnya. Kalau ada yang lupa baru dibahas di grup, tapi harusnya kalau sudah TM engga ada yang lupa lagi yaa.. hehehe :p

Siapa aja sih yang diajak TM? Namanya juga technical meeting untuk acara hari H nanti, pasti vendor vendor terkait dong yang mesti hadir seperti pihak gedung/catering (ya iyalah orang dia yang nyediain tempat buat TM) WO, MC, entertainment, event documentation, decoration. Karena waktu itu vendor MC dan sanggar makeup sama, jadi diwakilkan oleh MC, dan catering saya dan gedung itu vendor yang sama . Vendor undangan, buku tamu. designer sepertinya engga perlu ya diajak TM :p

Oh iya TM yang saya lakukan lebih kepada koordinasi dengan vendor vendor, sehingga dari pihak keluarga yang datang hanya Ketua panitia dan orang tua. Sehingga TM hanya membahas koordinasi pada hari H dan rundown acara tanpa ada penggantian/perubahan. Karena dikhawatirkan kalau semakin banyak yang ikut, justru terjadi perubahan rundown acara atau hal hal yang bikin ribet, pusing dan stress.

Jangan lupa juga persiapkan konsumsi/lunch box pada saat jalannya acara, meeting kayak gitu kan paling enak kalau sambil ngemil, kebetulan pada saat itu lunch box untuk TM sudah satu paket dari penyewaan gedung 🙂

Begitu sih kisah saya waktu TM dulu, dan waktu TM ini lah yang memutuskan saya untuk mengganti vendor WO saya, dikarenakan beberapa alasan, walaupun niat TM tanpa mengubah atau mengganti apapun. Buat yang mau TM, disini bisa jadi waktu kalian untuk melihat keseriusan, kesigapan dan ketepatan waktu vendor vendor kalian, dan bisa kalian tegur agar kalau ada kesalahan saat TM pas hari H engga akan keulang lagi.

Kita semua tentu mau hari H yang sempurna kan? cheers!

***

originally posted on Feb 28,2017
Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s